Não há dúvida de que o sucesso financeiro de uma empresa depende, em grande parte, de uma gestão eficiente do fluxo de caixa. Uma parte crucial desse processo é a cobrança de valores devidos por clientes. No entanto, a tarefa de cobrança pode ser complexa e delicada, exigindo uma abordagem estruturada e cuidadosa. É aí que entra a importância de uma "Régua de Cobrança".

O que é uma Régua de Cobrança?

Uma Régua de Cobrança é uma sequência estruturada e automatizada de comunicações que uma empresa usa para entrar em contato com clientes que possuem pagamentos pendentes. Ela consiste em uma série de mensagens cuidadosamente elaboradas, enviadas através de diferentes canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp ou SMS, em datas específicas em relação ao vencimento da cobrança.

O objetivo principal da Régua de Cobrança é facilitar o processo de cobrança, tornando-o mais organizado e eficiente, ao mesmo tempo em que mantém um relacionamento positivo com os clientes. Ao automatizar esse processo, as empresas podem economizar tempo e recursos, reduzir a inadimplência e melhorar a experiência do cliente.

Criando uma Régua de Cobrança na CEFIS Pay

A CEFIS Pay oferece uma plataforma avançada para ajudar as empresas a gerenciar suas operações financeiras de forma simplificada e eficaz, e isso inclui a criação de Réguas de Cobranças ilimitadas e personalizadas. Vamos dar uma olhada em como criar essa régua passo a passo:

1. Modelos de Mensagem Personalizados

O primeiro passo é criar os modelos de mensagem que serão usados na Régua de Cobrança. A CEFIS Pay permite que os usuários criem modelos personalizados para e-mails, mensagens de WhatsApp e SMS. É fundamental criar mensagens claras, objetivas e educadas, que incentivem os clientes a realizar o pagamento sem gerar atritos ou desgastes no relacionamento.

Outra vantagem da CEFIS Pay é a capacidade de personalizar as mensagens automaticamente com informações relevantes de cada cliente, como nome, valor da fatura, data de vencimento, entre outros. Isso cria uma experiência mais personalizada e aumenta a eficácia da cobrança. Para utilizar esta função, basta clicar no botão "Variáveis Disponíveis" na tela de edição do modelo.

2. Configurar os parâmetros da Régua de Cobrança

Além de conter quais modelos de comunicações serão enviadas, a régua de cobrança contém também outras configurações muito importantes! São elas:

• Emitir fatura X dias antes: Com essa opção você define quantos dias antes da data de vencimento a fatura deve ser gerada para assinaturas com método de pagamento PIX e Boleto. Por exemplo, um cliente pode ter uma assinatura com data de vencimento dia 15, mas você deseja gerar a fatura 10 dias antes. Basta então configurar 10 nesta opção.
• Duração em dias das cobranças: Aqui você define quantos dias será a duração da sua régua. Enquanto os dias em vencimento de uma fatura não chegarem a este número, a régua de cobrança continua operando na fatura.
• Ação ao final das cobranças: Após os dias em vencimento da fatura ultrapassarem a duração da régua, sem o pagamento da mesma, uma ação pode ser especificada. Estão disponíveis as seguintes ações:
  • Cancelar assinatura: a assinatura será cancelada após o fim da régua e sem pagamento.
  • Expirar assinatura: a assinatura terá seu status alterado para expirada após o fim da régua e sem pagamento. 
  • Ativar assinatura: a assinatura terá seu status alterado para ativa e o pagamento atrasado em questão será baixado manualmente. Essa opção simula o que aconteceria em caso de pagamento. 
  • Manter atrasada: mantem a assinatura atrasada, permitindo assim que outra régua seja vinculada a esta assinatura.
    

3. Definir a Sequência de Comunicações

Com os modelos de mensagem prontos, o próximo passo é definir a sequência de comunicações da Régua de Cobrança. Uma característica poderosa da CEFIS Pay é a possibilidade de vincular cada modelo de mensagem a um dia específico na régua de cobrança. Isso permite que você escolha os momentos mais apropriados para entrar em contato com seus clientes, considerando fatores como o histórico de pagamento do cliente, o vencimento da fatura e outros elementos relevantes.

4. Acompanhamento e Análise

Após configurar a Régua de Cobrança, a CEFIS Pay oferece recursos de acompanhamento e análise para ajudar a monitorar a eficiência do processo. É possível verificar dentro dos detalhes de um pagamento em atraso, na seção de "Eventos do Pagamento" quais mensagens já foram enviadas, e se o pagamento foi realizado após o contato, além de outros indicadores essenciais para aprimorar a abordagem de cobrança.

Conclusão

Uma Régua de Cobrança bem planejada e implementada pode ser uma ferramenta valiosa para maximizar a eficiência financeira de uma empresa. Através da automação e personalização oferecidas pela CEFIS Pay, é possível otimizar o processo de cobrança e manter um relacionamento positivo com os clientes, reduzindo a inadimplência e impulsionando o crescimento dos negócios.

Portanto, se você está buscando uma solução eficaz para a gestão de cobranças, considerar a criação de uma Régua de Cobrança na CEFIS Pay pode ser o passo decisivo rumo ao sucesso financeiro da sua empresa.